Olen juba üle aasta saanud oma tööpäevi, töökorraldust ja tegemisi ise sättida. Kogu see olukord on andnud võimaluse ümber kujundada oma töökontori ja kodukontori vahekord, muuta koolitused veebipõhiseks ning kõike muud, mis tähendab rohkem isoleeritust ja vähem näost-näkku otsesuhtlemist. Kuid on üks lõputu kolme peaga lohe nagu e-post, mille peale on hakanud kuluma rohkem aega kui sooviks.
Sedalaadi töökorraldus on toonud aga kaasa ka lõputud Temasi ja Zoomi koosolekud ning suurema mahu e-posti. See on teema, millega me pidevalt ilmselt kõik tihti kokku puutume- meie enda e-post, mis täitub kui võluväel ja mille üle meil justkui puudub kontoroll. Kes teist ei oleks tundnud seda tunnet, et vastad kõikidele e-kirjadle ära ja lähed rahuliku südamega magama ning hommikul vaadates postkasti, on sinna jälle tulnud uued kirjad, uued teemad, millega pead hakkama tegelema. Ja kõik need on olulised, sest mitteolulised saad sa ju ära kustutada.
See on nagu kolme peaga lohe, mida sa üritad vaigistada, kuid kes muudkui võtab võimust ja kasvab.
Kuidas selle kolmepealise lohega toime tulla? Otsisin vastust teemale korraldada e-postiga tööd efektiivsemalt. Nendele kirjadele peab ju vastama, kuid samas tahaks saavutada rahulolu tunnet, et oleksid ise rahul ning teiste inimeste ees ka end kehvasti ei tunneks tegemata tööde pärast.
Kirjanduse ja enda kogemuste abil siin siis mõned näpunäited.
1. Töötle oma e-posti üks kord päevas.
Leia selleks sulle sobiv ajavahemik, millal sa oma e-posti vaatad ja ürita panna need tähtsuse järjekorda. Proovi vaadata kirjade sisu selliselt, et keskenduda 20% nendele kirjadele, mis reaalselt loovad 80% väärtust. Vasta kiiret vastamist võimaldavad kirjad kohe ära ja saa need oma postkastist minema. Teine osa kirjadest märgista ära süvenemist vajava märkega ning suuna need kas teise kataloogi või jäta märgistusega oma postkasti. Võta nendega tegelemine ette 1-3 tööpäeva jooksul.
Siin on üks erand, mida tuleb alati silmas pidada- sinu lähedased, sõbrad ja parimat kaaslased väärivad seda, et olla selle 20% tähtsamate seas! Nende pealt ei tohi teha allahindlust.
Minu puhul toimib alati see reegel- loen kirja sisu koheselt läbi ja siis otsustan sisust tulenevalt, millal sellega tegeleda. Märgin kirja mitteloetuks ja sean sellele tähtaja. See annab võimaluse teemasse süveneda ning vastata siis, kui õige aeg käes on. Lisaks ei kao see teema ka fookusest.
2. Sa ei pea igale kirjale vastama
Sa ei pea tõepoolest igale kirjale vastama. Kõlab nagu mitte väga sõbraliku ning lisaks teenindusvalmidust eirava soovitusena, kuid tegelikkuses üsna rakendatav. Vaata kirjade sisu ja mõtle, kas seal ikka on ootus sinu vastusele? Kas seal on veel keegi, kellele see kiri on saadetud? Kas seal oodatakse sinu reageerimist või on see siiski ainult sulle teadmiseks? Mõtle sellele, kas sellele kirjale vastamine annab nii sulle kui ka saatjale lisandväärtust. Eriti kehtib see nende kirjade osas, kus on mitu adressaati ja sina võid olla üks nendest, kellele on see saadetud teadmiseks või koopiana.
3. Loo oma e-posti struktuuri puu
Minu puhul pole see kunagi toiminud, kuid tead inimesi, kes väga edukalt tõstavad oma e-posti vastavalt teemale kategooriatesse ja tegelevad nendega siis, kui õige aeg käes on. Inimesed on erinevad- proovi, katseta- see võib sinu puhul päris hästi toimida.
4. Kasuta filtreid, mis aitavad automaatselt e-posti soreerida ja paigutada õigesse prioriteetsuse järjekorda.
Jällegi teema, mida mina ise ei kasuta, kuid julgen soovitada tuginedes tuttavate kogemustele, kellele selline lähenemine väga hästi sobib. Eriti just nende inimeste puhul, kus on üsna tihti samad saatjad ning erinevate infokirjade hulk võib ka väga suur päeva jooksul olla.
5. Kasuta 1-minuti reeglit!
Kui kirjale vastamiseks kulub kuni 1 minut, siis vasta sellel kohe ja arhiveeri see teema. Ära pühenda sellele rohkem aega. Tehtud! See aitab lahti saada mitmetest teemadest, mis muul viisil jääksid nö. õhku rippuma.
Sama reegel kehtib ka ebameeldivate ja tüütute teemade osas. Tee see kohe ära ja lase oma aju sellest vabaks. Mida rohkem sa neid ebameeldivaid asju edasi lükkad, seda rohkem sa oma aju sellega koormad.
6. Loe ainult neid e-kirju, mis on olulised. Kustuta!
Ilmselt oled ka sinu liitunud erinevate meili listidega ja saad sealt nii reklaampakkumisi, koolituspakkumisi, sisuartikleid, soovitusi, nõuandeid jne. Need on kirjad, mis laekuvad postkasti ja automaatne suunamine teatud kausta annab sulle võimaluse võtta nendega tegelemine ette siis, kui sul selleks vaba aeg juhub olema. Nii ei ole need sul silme ees kui tegemata ja lugemata kirjad, vaid sa tead, et nad on teadlikult lugetama jäetud.
Jällegi on siin taga psühholoogiline aspekt. Kui sa vaatad oma e-posti ja seal on liiga suur hulk lugemata kirju, siis tekitab see ärevust. Kui sa aga tead, et nendest osa on sinu enda soovil sinna tõstetud, siis teadlik suhtumine aitab asja kontrolli all hoida.
7. Sea endale aja limiit, kui palju aega sa päeva jooksul kirjadega tegelemisele kulutad.
See soovitus haakub soovitusega nr. 1 – Töötle kirju kord päevas. Siin on hea tunda enda harjumusi ja leida sobiv lahendus, sest vahel on kergem terve päeva vältel kiirelt reageerida (kuigi see katkestab süvenemise ja tekitab “multitaskimise” fenomeni). Teisalt 1 kord päevas ja ajalise limiidaga võib juhtuda see, et e-postkasti sisu kasvab kiiremini, kui sa tegelikkuses reageerida jõuad.
Nii nagu kõikide asjadega – vaata, mis sulle sobib ja mis sinu puhul toimib!
Mäletan kunagi ammusest Kristjan Otsmanni Ajajuhtimise koolitusest tõeterasid, mida ma väga hindan, kuid mis minu puhul ei saanudki toimima just seetõttu, et need ei olnud minu jaoks ja ei ole ka senini. Näitena võin tuua seda, et Kristjan toona rääkis, et Post-It meetod ei ole hea meetod, kuid see on ka täna minu puhul kasutuses ja mulle see väga sobib. Ilmselgelt saan ma aru, et see ei ole maailma parim meetod- kuid… mulle meeldib 🙂
Samuti ei ole ma lahti saanud kirjadele kiirelt vastamisest. Kasutan valdavalt seda tehnikat, et vastan 1 minuti kirjad kiirelt ära, süvenemist vajavad loen läbi ja jätan õige aja ootele ning täiesti ebavajaliku kutstutan nüüd juba palju rahulikuma südamega. Kõikide asjadega ei pea kursis olema ja kõike ei pea lugema. Tänapäeva elutempo ja infovoog tekitab paratamatult selle, et tuleb osata öelda “EI” ja säästa iseennast.
Niipalju, kui on erinevaid inimesi, on ka erinevaid viise ja võimalusi enda töö efektiivsemaks korraldamiseks. Oluline on see, et sa proovid ja katsetad ning seeläbi õpid ja leiad viisi, mis sinu puhul toimib ning aitab sul olla efektiivne.
Kuidas aga olla efektiivne õigeid eesmärke seades ning millised metoodikad siin abiks võivad olla, seda loen minu blogist- see üks ja ainus tähtis asi- eesmärk!
Lisa lugemist: 11 Simple Tips to Effective Email Management.
27 Email Management Tips From ‘Inbox Zero’ People.